Eine Entscheidungsvorlage für Ihre Leitungssitzung
Eine Sitzung der Geschäftsleitung lässt sich leichter vorbereiten, wenn für jeden wichtigen Punkt eine kurze Entscheidungsvorlage vorliegt. Darin steht, welche Wahl zu treffen ist, worauf die Teilnehmer sie stützen können und was nach der Besprechung geschieht. Mit diesem Aufbau erstellen Sie ein brauchbares Dokument für Ihre eigene Organisation, unabhängig von den praktischen Raumvereinbarungen mit Prins Van Oranje.
Formulieren Sie die Frage als konkrete Wahl
Beginnen Sie mit einem Satz, der eine Antwort verlangt. „Den Fortschritt besprechen“ ist weit gefasst. „Beginnen wir mit der technischen Ausarbeitung oder mit einer weiteren Nutzerrunde?“ macht deutlich, was die Geschäftsleitung entscheiden soll. Verwenden Sie ein Beispiel aus Ihrem eigenen Projekt und benennen Sie die Themen, die außerhalb dieser Entscheidung liegen.
Geben Sie anschließend an, wer die Entscheidung vorbereitet und wer ihr während der Besprechung zustimmen darf. Halten Sie auch fest, warum der Punkt auf der Tagesordnung steht, etwa weil der nächste Arbeitsschritt davon abhängt. Ein Datum in Ihrem eigenen Zeitplan ist noch keine Vereinbarung mit einem externen Dienstleister.
Vergleichen Sie die Optionen nach denselben Kriterien
Beschreiben Sie jede Option auf dieselbe kurze Weise: Was beinhaltet sie, welchen Einsatz erfordert sie und welche Folgen hat sie für das weitere Vorgehen? Wählen Sie Kriterien, die für diese Entscheidung zählen. Das können Umsetzbarkeit, Abhängigkeiten und verfügbare Mitarbeitende sein. Eine ausführlich beschriebene Option sollte nicht allein dadurch überzeugender wirken als eine bisher nur knapp dargestellte Alternative.
Halten Sie Unsicherheiten klar erkennbar fest. Unterscheiden Sie beispielsweise zwischen einer bestätigten Lieferzeit und einer eigenen Einschätzung, die noch nachgefragt werden muss. Hat eine Option Auswirkungen auf den Preis, verwenden Sie ein aktuelles Angebot oder geben Sie an, dass ein Betrag noch fehlt. Die Vorlage soll Unsicherheit sichtbar machen und sie nicht verdecken.
Nennen Sie fehlende Informationen vor den Anlagen
Fügen Sie einen kurzen Abschnitt mit den Fragen ein, die vor oder während der Sitzung beantwortet werden müssen. Notieren Sie zu jeder Frage, wer die Antwort einholt. Teilen Sie der entscheidungsbefugten Person mit, wenn eine fehlende Angabe so wichtig ist, dass eine endgültige Entscheidung noch nicht verantwortbar ist.
Kennzeichnen Sie Anlagen eindeutig und entfernen Sie alte Fassungen aus den versandten Unterlagen. Wer die Vorlage liest, muss sofort erkennen können, welches Dokument dazugehört. Vertrauliche Unterlagen teilen Sie nur mit den dafür vorgesehenen Teilnehmern. Die Buchung eines Tagungsraums ändert nichts an Ihren eigenen Vereinbarungen über den Dokumentenzugriff.
Halten Sie die Entscheidung in der Vorlage fest
Lassen Sie am Ende Platz für die gewählte Option, mögliche Bedingungen und den nächsten Schritt. Notieren Sie nach der Besprechung, wer die Umsetzung übernimmt und wann das Team Rückmeldung gibt. Falls keine Entscheidung fällt, halten Sie fest, welche Antwort noch benötigt wird und wer sich darum kümmert.
Bei Ihrer Raumanfrage an Prins Van Oranje nennen Sie die Teilnehmerzahl, die gewünschte Bestuhlung und Ihre praktischen Wünsche. Fragen Sie technische Möglichkeiten und Verfügbarkeit gesondert an. Die inhaltliche Vorbereitung und die Entscheidungsbefugnis bleiben bei Ihrer Organisation; das Hotel prüft die Anfrage für den Raum und gegebenenfalls das Catering.
Ihre praktische Checkliste
- Die Entscheidungsfrage lässt sich in einem Satz beantworten.
- Die Optionen werden nach denselben Kriterien verglichen; Unsicherheiten sind angegeben.
- Für fehlende Antworten ist eine zuständige Person benannt.
- Der Entscheidungsabschnitt nennt eine zuständige Person und einen nächsten Schritt.
Machen Sie Ihre Pläne konkret
Besprechen Sie den Raum für Ihre LeitungssitzungVerfügbarkeit, Gesamtpreis und Vereinbarungen werden vor Ihrer Zustimmung bestätigt. Eine Anfrage reserviert noch kein Zimmer und keinen Veranstaltungsraum.