Tagung und Teambuilding in Diest verbinden
Vormittags mit den Kollegen am Tisch sitzen und anschließend gemeinsam etwas unternehmen: So könnte ein Arbeitstag in Diest aussehen. Das Programm gewinnt, wenn Tagung und Aktivität dasselbe Ziel unterstützen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, den Tag zu gliedern, Zuständigkeiten zu verteilen und Ihre Anfrage bei Prins Van Oranje vorzubereiten.
Wählen Sie ein Ziel für den ganzen Tag
Möchten Sie ein Projekt starten, neue Kollegen kennenlernen oder die Zusammenarbeit besprechen? Halten Sie das Ziel in einem Satz fest, bevor Sie Räume und Aktivitäten vergleichen. Bei einem Projektstart stehen beispielsweise Rollen und Entscheidungen im Mittelpunkt, bei einem neuen Team das Kennenlernen und die Erwartungen.
Machen Sie anschließend deutlich, welcher Programmpunkt wozu beiträgt. Eine kurze Arbeitsbesprechung kann mit zwei Fragen enden, die die Teilnehmer bei einer gemeinsamen Aufgabe weiterverfolgen. Schließen Sie den Tag mit einer konkreten Vereinbarung für die Arbeit ab. Ein angenehmes Programm muss keine durchgehende Besprechung werden.
Planen Sie die Anfahrt zur Aktivität gesondert
Prins Van Oranje liegt an der Halensebaan. Eine Aktivität in der Innenstadt oder bei einem externen Anbieter findet daher nicht automatisch am selben Ort wie Ihre Tagung statt. Erfragen Sie den Start- und Endpunkt der Aktivität und planen Sie die Fahrt für die gesamte Gruppe.
Berücksichtigen Sie in Ihrem eigenen Ablaufplan auch Zeit zum Anziehen der Jacken, für einen Toilettenbesuch und zum erneuten Zusammenkommen. Bestimmen Sie eine Kontaktperson, die prüft, ob alle dabei sind. Wenn die Teilnehmer mit verschiedenen Autos fahren, ist eine gemeinsame Zieladresse hilfreicher als nur eine Abfahrtszeit.
Stimmen Sie Raum, Pause und Aktivität aufeinander ab
Notieren Sie für die Tagung, wie viele Personen teilnehmen und welche Bestuhlung Sie benötigen. Die aktuellen geschäftlichen Tagungspakete von Prins Van Oranje sind ab neun Personen vorgesehen. Besprechen Sie außerdem Ihre Präsentationsmaterialien und die Anschlüsse, die Sie tatsächlich nutzen werden. Auch ein Raum mit technischer Ausstattung erfordert Vorbereitung.
Gleichen Sie die gewünschten Verpflegungspausen mit dem Zeitplan der Aktivität ab. Wenn Sie nach dem Mittagessen aufbrechen, planen Sie die Mahlzeit außerhalb der Zeit für die Abfahrt ein. Kehrt die Gruppe später zurück, fragen Sie zunächst, welcher Empfang oder welches Catering möglich ist. Die regulären Restaurantöffnungszeiten von LA BRAVA sind keine automatische Vereinbarung für Ihr geschäftliches Programm.
Klären Sie, wer welchen Teil bestätigt
Bitten Sie das Hotel, den Raum und gegebenenfalls das Catering gesondert zu bestätigen. Besprechen Sie die Aktivität direkt mit dem jeweiligen Anbieter, sofern Sie nicht ausdrücklich ein anderes Vorgehen vereinbart haben. Eine Erwähnung auf einer touristischen Website oder in diesem Blog bedeutet weder eine Zusammenarbeit noch ein enthaltenes Arrangement.
Fassen Sie anschließend die vereinbarten Personenzahlen, Uhrzeiten, Kontaktpersonen und Bedingungen in einem Programm zusammen. Prüfen Sie, wer über eine geänderte Teilnehmerzahl informiert werden muss und was bei schlechtem Wetter geschieht. So weiß Ihr Team bei einer Änderung, wen es anrufen muss.
Schließen Sie mit einem kurzen Rückblick ab
Planen Sie zum Abschluss einen ruhigen Moment für einen gemeinsamen Rückblick ein. Fragen Sie beispielsweise, welche Vorgehensweise bei der Aufgabe funktioniert hat und was sich davon im Arbeitsalltag nutzen lässt. Geben Sie den Teilnehmern auch Raum, unterschiedliche Erfahrungen anzusprechen.
Halten Sie eine oder zwei Folgemaßnahmen fest, jeweils mit einer zuständigen Person und einem Termin, um darauf zurückzukommen. Schicken Sie den Teilnehmern vorher das Programm und anschließend die Vereinbarungen. So verbinden Sie Tagung und Teambuilding auf praktische Weise, ohne aus jeder Aktivität eine formelle Auswertung zu machen.
Ihre praktische Checkliste
- Das Ziel und die Teilnehmer stehen fest.
- Tagungsraum, Catering und externe Aktivität sind getrennt abgestimmt.
- Die Fahrten und eine Alternative bei schlechtem Wetter stehen im Ablaufplan.
- Für einen Rückblick und konkrete Folgevereinbarungen ist Zeit eingeplant.
Machen Sie Ihre Pläne konkret
Besprechen Sie Ihre Tagung und TagesplanungVerfügbarkeit, Gesamtpreis und Vereinbarungen werden vor Ihrer Zustimmung bestätigt. Eine Anfrage reserviert noch kein Zimmer und keinen Veranstaltungsraum.
