Meetings

Catering bij uw vergadering: zo plant u de pauzes

Redactie Prins Van OranjeGepubliceerd op 28 oktober 20263 minuten lezen

Een pauze is onderdeel van het programma. Tijdens een korte bespreking kan koffie voldoende zijn, terwijl een hele vergaderdag vraagt om een duidelijk lunchmoment. Goede vergadercatering sluit aan bij de duur van de bijeenkomst en bij de manier waarop u wilt werken. Met een paar keuzes vooraf blijft de organisatie overzichtelijk en kan de offerte precies aangeven wat u voor uw groep aanvraagt.

Een buffet opgesteld bij Prins Van Oranje

Kies eerst de momenten in de agenda

Bepaal wanneer deelnemers aankomen en op welk moment u wilt pauzeren. Plan een eetmoment op een natuurlijke overgang in het programma, bijvoorbeeld na de bespreking van de belangrijkste onderwerpen. Laat ruimte om weer rustig te beginnen.

Bij een korte meeting kan een koffiemoment met gebak passen. Bij een langere bijeenkomst kunt u kiezen voor een lunch of buffet. Bespreek de gewenste tijden met het hotel, zodat zaalgebruik, bediening en catering op elkaar afgestemd kunnen worden.

Wat staat er op het zakelijke aanbod?

Prins Van Oranje vermeldt koffie en gebak, een business lunch met mini-tapas, een business buffet en een dinerbuffet. Het business buffet omvat twee warme en drie koude gerechten, met water, koffie en bruiswater inbegrepen. De actuele bedragen staan op de zakelijke pagina.

Zaalhuur en catering worden apart gespecificeerd. Een drankenpakket is weer een afzonderlijke keuze. Laat bij uw voorstel vastleggen wat al inbegrepen is, wat u toevoegt en voor welke periode een eventueel pakket geldt.

Maak dieetwensen concreet

Verzamel dieetwensen en allergieën voordat u de aanvraag verstuurt. Geef niet alleen een totaal aantal deelnemers door, maar ook voor hoeveel mensen een aanpassing nodig is. Beschrijf de vraag duidelijk, zodat het team de mogelijkheden kan beoordelen.

Een wens vermelden is nog geen bevestiging dat ieder gerecht of alternatief mogelijk is. Laat de afspraken over de gerechten en de haalbare aanpassingen expliciet bevestigen. Voor informatie over ingrediënten en allergenen neemt u rechtstreeks contact op met het hotel.

Vergadercatering en restaurantbezoek zijn aparte afspraken

Een cateringaanvraag voor een meeting loopt via de zakelijke aanvraag. Dat is een andere route dan een tafel aanvragen voor de openbare restaurantservice van LA BRAVA. Vermeld daarom dat u een vergadering organiseert en welke catering u daarbij wenst.

Bespreek of het eten in uw programma past en welke service voor uw datum bevestigd kan worden. Neem niet automatisch de restaurantopeningsuren over voor een zakelijke bijeenkomst en ga evenmin uit van restaurantservice zonder afspraak.

Houd de offerte leesbaar

Vraag om een duidelijk overzicht van het deelnemersaantal, de gekozen catering, de drankafspraken en de zaalhuur. Zakelijke bedragen op de B2B-pagina zijn exclusief btw. De volledige prijs met de toepasselijke btw wordt in het voorstel bevestigd vóór akkoord.

Verandert uw groep of de planning, meld dat dan tijdig. Het definitieve aantal en de afspraken volgen uit de bevestiging. Een zorgvuldig ingevulde aanvraag helpt het hotel om de juiste combinatie voor uw meeting voor te stellen.