Meetings

Welke zaalopstelling past bij uw meeting?

Redactie Prins Van OranjeGepubliceerd op 28 oktober 20263 minuten lezen

Dezelfde groep kan op twee heel verschillende manieren vergaderen. Bij een presentatie kijkt iedereen naar voren; bij een werksessie moet het gesprek juist rond de tafel kunnen gaan. Daarom kiest u een vergaderzaal niet alleen op het aantal personen. De opstelling, de werkvorm en de plaats voor catering horen bij elkaar. Met een korte beschrijving van uw programma kan het hotel gerichter met u meedenken.

De La Brava zaal ingericht voor een vergadering

Samenwerken vraagt ruimte aan tafel

Voor overleg, notities en een gezamenlijke planning is een zittende opstelling met tafels vaak een logisch vertrekpunt. Deelnemers hebben een werkvlak nodig en moeten elkaar kunnen verstaan. Denk ook aan de positie van een presentator of iemand die op een flip-over schrijft.

Geef bij de aanvraag aan of iedereen aan één gesprek deelneemt of in kleinere groepen werkt. Beschrijf de werkvorm in gewone woorden. Een schets kan helpen, maar laat de uiteindelijke opstelling en beschikbare ruimte altijd door het hotel bevestigen.

Een presentatie heeft andere accenten

In theateropstelling zijn de zitplaatsen op de presentatie gericht. Dat kan passend zijn wanneer een spreker het grootste deel van het programma verzorgt en deelnemers weinig werkmateriaal nodig hebben. Controleer of deze vorm ook past bij de interactieve onderdelen die u wilt plannen.

Wisselt u een presentatie af met groepswerk, bespreek dan vooraf hoe dat praktisch kan. Een andere opstelling tijdens de bijeenkomst is een afzonderlijke wens; ga niet uit van een automatische ombouw of een tweede ruimte zonder bevestiging.

De capaciteiten bij Prins Van Oranje

Voor de Prins Zaal vermeldt het hotel 50 personen in een normale opstelling en maximaal 70 in theateropstelling. Voor de La Brava zaal worden 35 personen met buffet en maximaal 50 in theateropstelling vermeld. Het zakelijke vergaderaanbod geldt vanaf 9 personen.

Deze aantallen horen bij de genoemde situaties. Ze zijn geen garantie dat iedere werkvorm, tafelindeling of extra installatie voor datzelfde aantal past. Vermeld daarom de gewenste zaal én het programma. Beschikbaarheid en de concrete opstelling staan in de bevestiging.

Controleer wat uw presentatie nodig heeft

Ga na welke laptop, aansluiting en bestanden de spreker gebruikt. Vraag of een demonstratie geluid nodig heeft en of een microfoon wenselijk is. Voor online deelnemers is het belangrijk om camera, microfoon en de gebruikte vergadersoftware vooraf te bespreken.

De zakelijke pagina vermeldt scherm, projector, geluid, microfoon en flip-over als inbegrepen vergaderbenodigdheden. Dat betekent niet dat elke denkbare technische configuratie aanwezig is. Laat specifieke apparatuur, verbindingen en een eventueel testmoment vooraf afstemmen.

Denk ook aan het eten en het einde

Een buffet, cateringtafel of extra werkhoek neemt plaats in. Bespreek waar de pauze past en of deelnemers hun materiaal aan tafel willen laten liggen. Zo voorkomt u dat u een capaciteit kiest die alleen zonder uw gewenste inrichting haalbaar is.

Geef tot slot uw begin- en eindtijd door, inclusief de voorbereiding die u nodig heeft. De actuele zakelijke zaalopties staan op de B2B-pagina. U ontvangt eerst een voorstel; uw online aanvraag houdt nog geen zaal voor u vast.