Meetings

Vergaderen met overnachting in Diest

Redactie Prins Van OranjeGepubliceerd op 28 oktober 20263 minuten lezen

Als deelnemers van verder komen of uw programma over twee dagen loopt, kan een overnachting bij de vergaderlocatie praktisch zijn. U hoeft dan geen losse adressen voor zaal en hotel te organiseren. Wel blijven vergaderen en overnachten twee onderdelen met elk hun eigen afspraken. Door ze samen aan te vragen, kan Prins Van Oranje bekijken welke combinatie voor uw groep en data beschikbaar is.

Een hotelkamer bij Prins Van Oranje voor een zakelijk verblijf

Bepaal wie werkelijk blijft slapen

Maak een overzicht van de deelnemers die een kamer nodig hebben. Noteer per persoon of per kamer de aankomst- en vertrekdatum. Niet iedereen hoeft dezelfde verblijfsduur te hebben, maar een afwijkende planning moet wel duidelijk in de aanvraag staan.

Bij Prins Van Oranje bestaan de kamerkeuzes uit kamers voor één, twee, drie of vier personen. Deel kamers niet zomaar op basis van een totaalaantal in. Geef de gewenste bezetting per kamertype door en laat beschikbaarheid en kamerverdeling bevestigen.

Laat de meeting aansluiten op de hoteltijden

De reguliere check-in is van 14:00 tot en met 22:00 en uitchecken gebeurt vóór 10:00. Begint uw bijeenkomst eerder, dan betekent een zaalaanvraag niet automatisch dat de hotelkamers al beschikbaar zijn. Meld uw gewenste aankomst en bespreek de praktische volgorde.

Ook een vroege check-in of late check-out is een afzonderlijke aanvraag die het hotel expliciet moet bevestigen. Houd in de agenda rekening met het verlaten van de kamer, de start van de meeting en de tijd die deelnemers nodig hebben om hun spullen te verzamelen.

Neem het ontbijt mee in uw planning

Ontbijt is inbegrepen bij de hotelkamerprijzen. De meegedeelde ontbijttijden zijn maandag tot en met vrijdag van 07:00 tot 09:00 en op zaterdag en zondag van 08:00 tot 10:00. Laat uw programma daarop aansluiten.

Een voorbeeld voor een tweede vergaderdag is eerst ontbijten, vervolgens uitchecken en daarna samen starten. Als uw werkschema anders loopt, vermeld dat in de aanvraag. Een afwijkende ontbijt- of kamerafspraak is pas zeker na bevestiging.

Houd de zakelijke onderdelen uit elkaar

Vermeld bij een bedrijfsaanvraag de bedrijfsnaam en het btw-nummer. De B2B-pagina toont zakelijke kamerprijzen per kamer en per nacht, met ontbijt, exclusief btw en eventuele toeristenbelasting. Zaalhuur, catering en extra diensten worden afzonderlijk uitgewerkt.

Vraag dus niet alleen om een totaal voor het aantal personen. Geef kamers, nachten, vergaderduur en catering apart door. Zo ziet u in het voorstel welke onderdelen berekend zijn en welke beschikbaarheid of aanvullende afspraken nog bevestigd moeten worden.

Rond de organisatie af met één contactpersoon

Wijs iemand aan die de namenlijst, de kamerindeling en de afspraken kan verzamelen. Die persoon kan ook wijzigingen in het programma aan het hotel doorgeven. Dat voorkomt dat afzonderlijke deelnemers onbedoeld verschillende afspraken verwachten.

Na de aanvraag ontvangt u eerst een voorstel en bevestiging van de beschikbare onderdelen. De voorwaarden voor de hotelkamers en de zakelijke meeting worden vooraf vastgelegd. Een online aanvraag reserveert nog geen kamer of zaal.