Réunion avec nuitée à Diest
Lorsque les participants viennent de loin ou que votre programme s’étend sur deux jours, passer la nuit sur le lieu de réunion peut être pratique. Vous n’avez pas à organiser séparément un lieu pour la salle et un autre pour l’hôtel. Réunion et hébergement restent toutefois deux prestations, chacune avec ses propres modalités. En les demandant ensemble, vous permettez à Prins Van Oranje d’examiner les combinaisons disponibles pour votre groupe et vos dates.
Déterminez qui passe réellement la nuit sur place
Dressez la liste des participants qui ont besoin d’une chambre. Notez les dates d’arrivée et de départ par personne ou par chambre. Tous ne doivent pas nécessairement rester aussi longtemps, mais toute différence de dates ou de durée doit être clairement indiquée dans la demande.
À Prins Van Oranje, vous pouvez choisir des chambres pour une, deux, trois ou quatre personnes. Ne répartissez pas les chambres sur la seule base d’un effectif total. Indiquez l’occupation souhaitée par type de chambre et faites confirmer la disponibilité ainsi que la répartition des chambres.
Coordonnez la réunion avec les horaires de l’hôtel
L’arrivée habituelle s’effectue de 14:00 à 22:00 inclus et le départ avant 10:00. Si votre rencontre commence plus tôt, une demande de salle ne signifie pas automatiquement que les chambres d’hôtel sont déjà disponibles. Signalez l’heure d’arrivée souhaitée et discutez de l’ordre des différentes étapes.
Une arrivée anticipée ou un départ tardif fait également l’objet d’une demande distincte que l’hôtel doit confirmer expressément. Tenez compte dans votre programme du départ de la chambre, du début de la réunion et du temps nécessaire aux participants pour rassembler leurs affaires.
Intégrez le petit-déjeuner à votre programme
Le petit-déjeuner est inclus dans les tarifs des chambres d’hôtel. Les horaires communiqués sont du lundi au vendredi de 07:00 à 09:00, et le samedi et le dimanche de 08:00 à 10:00. Organisez votre programme en conséquence.
Pour une deuxième journée de réunion, vous pouvez par exemple prendre le petit-déjeuner, libérer ensuite les chambres, puis commencer ensemble. Si votre emploi du temps est différent, précisez-le dans la demande. Toute modalité particulière concernant le petit-déjeuner ou la chambre doit être confirmée pour être garantie.
Distinguez les différentes prestations professionnelles
Pour une demande d’entreprise, indiquez le nom de la société et le numéro de TVA. La page B2B présente les tarifs professionnels par chambre et par nuit, avec petit-déjeuner, hors TVA et hors taxe de séjour éventuelle. La location de salle, la restauration et les services supplémentaires sont détaillés séparément.
Ne demandez donc pas seulement un total pour le nombre de personnes. Précisez séparément les chambres, les nuitées, la durée de réunion et la restauration. La proposition vous permettra ainsi de voir les prestations calculées et les disponibilités ou modalités complémentaires restant à confirmer.
Confiez la coordination à une seule personne
Désignez une personne qui réunira la liste des noms, la répartition des chambres et les modalités convenues. Elle pourra aussi communiquer à l’hôtel les changements de programme. Vous éviterez ainsi que certains participants s’attendent involontairement à des modalités différentes.
Après la demande, vous recevez d’abord une proposition et une confirmation des prestations disponibles. Les conditions des chambres d’hôtel et de la réunion professionnelle sont fixées à l’avance. Une demande en ligne ne réserve pas encore de chambre ni de salle.
Les informations à indiquer dans votre demande
- Participants et chambres selon leur occupation
- Arrivée, départ et nombre de nuits
- Horaires de réunion, restauration et préparation
- Coordonnées de l’entreprise et une seule personne de contact
Concrétisez vos projets
Demandez votre réunion et vos chambres d’hôtelLa disponibilité, le prix total et les modalités sont confirmés avant votre accord. Une demande ne réserve pas encore de chambre ni de salle.
