Tagen mit Übernachtung in Diest
Wenn Teilnehmer eine weitere Anreise haben oder Ihr Programm über zwei Tage läuft, kann eine Übernachtung am Tagungsort praktisch sein. Sie müssen dann keine getrennten Adressen für Tagung und Hotel organisieren. Dennoch bleiben Tagung und Übernachtung zwei Bestandteile mit jeweils eigenen Vereinbarungen. Wenn Sie beides gemeinsam anfragen, kann Prins Van Oranje prüfen, welche Kombination für Ihre Gruppe und Ihre Termine verfügbar ist.
Klären Sie, wer tatsächlich übernachtet
Erstellen Sie eine Übersicht der Teilnehmer, die ein Zimmer benötigen. Notieren Sie pro Person oder Zimmer das Ankunfts- und Abreisedatum. Nicht alle müssen gleich lange bleiben; abweichende Zeitpläne sollten jedoch klar in der Anfrage stehen.
Bei Prins Van Oranje können Sie Zimmer für eine, zwei, drei oder vier Personen wählen. Teilen Sie die Zimmer nicht allein anhand einer Gesamtpersonenzahl zu. Geben Sie die gewünschte Belegung je Zimmerkategorie an und lassen Sie Verfügbarkeit und Zimmeraufteilung bestätigen.
Stimmen Sie die Tagung auf die Hotelzeiten ab
Der reguläre Check-in ist von 14:00 bis einschließlich 22:00 Uhr möglich; der Check-out erfolgt vor 10:00 Uhr. Beginnt Ihr Treffen früher, bedeutet eine Raumanfrage nicht automatisch, dass die Hotelzimmer bereits verfügbar sind. Nennen Sie Ihre gewünschte Ankunftszeit und besprechen Sie den praktischen Ablauf.
Auch ein früher Check-in oder später Check-out ist eine gesonderte Anfrage, die das Hotel ausdrücklich bestätigen muss. Berücksichtigen Sie im Zeitplan das Räumen des Zimmers, den Beginn der Tagung und die Zeit, die die Teilnehmer zum Zusammenpacken ihrer Sachen benötigen.
Planen Sie das Frühstück mit ein
Das Frühstück ist in den Hotelzimmerpreisen enthalten. Die mitgeteilten Frühstückszeiten sind Montag bis einschließlich Freitag von 07:00 bis 09:00 Uhr und Samstag und Sonntag von 08:00 bis 10:00 Uhr. Stimmen Sie Ihr Programm darauf ab.
Ein möglicher Ablauf für einen zweiten Tagungstag wäre: zunächst frühstücken, anschließend auschecken und dann gemeinsam beginnen. Falls Ihr Arbeitsplan anders aussieht, geben Sie das in der Anfrage an. Eine abweichende Frühstücks- oder Zimmervereinbarung ist erst nach Bestätigung sicher.
Trennen Sie die geschäftlichen Bestandteile
Geben Sie bei einer Firmenanfrage den Unternehmensnamen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an. Die B2B-Seite zeigt Geschäftskundenpreise pro Zimmer und Nacht, mit Frühstück, ohne Mehrwertsteuer und etwaige Kurtaxe. Raummiete, Catering und Zusatzleistungen werden gesondert ausgearbeitet.
Fragen Sie deshalb nicht nur nach einem Gesamtpreis für die Personenzahl. Geben Sie Zimmer, Nächte, Tagungsdauer und Catering getrennt an. So erkennen Sie im Angebot, welche Bestandteile berechnet wurden und welche Verfügbarkeiten oder zusätzlichen Vereinbarungen noch bestätigt werden müssen.
Bündeln Sie die Organisation bei einer Kontaktperson
Bestimmen Sie eine Person, die Namensliste, Zimmeraufteilung und Vereinbarungen zusammenträgt. Sie kann auch Programmänderungen an das Hotel weitergeben. So vermeiden Sie, dass einzelne Teilnehmer unbeabsichtigt von unterschiedlichen Vereinbarungen ausgehen.
Nach der Anfrage erhalten Sie zunächst ein Angebot und eine Bestätigung der verfügbaren Bestandteile. Die Bedingungen für die Hotelzimmer und die geschäftliche Tagung werden im Voraus festgelegt. Eine Online-Anfrage reserviert noch kein Zimmer und keinen Veranstaltungsraum.
Diese Angaben gehören in Ihre Anfrage
- Teilnehmer und Zimmer nach Belegung
- Ankunft, Abreise und Anzahl der Nächte
- Tagungszeiten, Catering und Vorbereitung
- Firmendaten und eine Kontaktperson
Machen Sie Ihre Pläne konkret
Tagung und Hotelzimmer anfragenVerfügbarkeit, Gesamtpreis und Vereinbarungen werden vor Ihrer Zustimmung bestätigt. Eine Anfrage reserviert noch kein Zimmer und keinen Veranstaltungsraum.
