Tagen in Diest: Ihre praktische Checkliste
Ein gutes Meeting beginnt schon, bevor alle am Tisch sitzen. Ein klares Ziel, ein passender Zeitplan und ein Raum, in dem die Teilnehmenden angenehm arbeiten können, bilden eine gute Grundlage. Wer eine Tagung in Diest organisiert, kann viele Fragen bereits im Vorfeld klären. Diese Checkliste hilft Ihnen, die richtigen Angaben für ein passendes Angebot zusammenzustellen.
Beginnen Sie mit dem Ziel der Tagung
Was soll nach dem Treffen anders sein? Eine Entscheidung zu treffen erfordert eine andere Vorbereitung, als neue Kollegen zu schulen oder einen Jahresplan zu besprechen. Halten Sie das gewünschte Ergebnis in einem Satz fest. Entscheiden Sie anschließend, wer dabei sein sollte und wer die einzelnen Programmpunkte leitet.
Ein Beispiel: Für eine Arbeitssitzung zur Planung kann jedes Team vorab die Schwierigkeiten zusammentragen. Während der Tagung besprechen Sie die möglichen Entscheidungen und legen zum Abschluss Zuständigkeiten und Fristen fest. So wird auch deutlich, wie viel Zeit Sie für die Besprechung und die Ausarbeitung benötigen.
Nennen Sie Teilnehmerzahl und Bestuhlung zusammen
Die Personenzahl allein sagt noch nicht alles. Müssen sich alle gegenseitig sehen, an Tischen arbeiten oder vor allem einer Präsentation zuhören können? Teilen Sie Ihre bevorzugte Bestuhlung zusammen mit der Teilnehmerzahl mit. Ein Buffet oder zusätzlicher Platz für Präsentationen kann die mögliche Raumaufteilung beeinflussen.
Bei Prins Van Oranje sind geschäftliche Tagungen ab 9 Personen möglich. Der Prins Zaal und der La Brava-Saal bieten unterschiedlich vielen Personen Platz. Lassen Sie sich bestätigen, welcher Raum, welche Bestuhlung und gegebenenfalls welche Kombination für Ihr Treffen geeignet sind.
Planen Sie Zeit rund um die Inhalte ein
Nehmen Sie neben den Besprechungspunkten auch den Empfang, Pausen und das Ende des Treffens in den Zeitplan auf. Bei einer Tagung am Vormittag könnten Sie beispielsweise mit Kaffee beginnen, dann die wichtigste Entscheidung besprechen und nach einer Pause an der Ausarbeitung arbeiten. Das ist ein Planungsbeispiel und kein festes Hotelarrangement.
Geben Sie auch an, wann der Organisator zum Vorbereiten des Raums ankommen möchte. Aufbau, eine mögliche Verlängerung und der Zeitpunkt, zu dem der Raum wieder frei sein muss, gehören zu den Vereinbarungen. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Raum unbegrenzt verfügbar bleibt.
Stimmen Sie Catering und Technik vorab ab
Teilen Sie mit, ob Sie nur eine Kaffeepause, ein Mittagessen oder eine umfangreichere Mahlzeit wünschen. Nennen Sie besondere Ernährungswünsche und Allergien gleich zu Beginn. Das Tagungscatering wird im Rahmen der Anfrage abgestimmt; die regulären Öffnungszeiten des Restaurants LA BRAVA bestimmen nicht automatisch, welche Leistungen für Ihre Tagung bestätigt werden können.
Nennen Sie auch Ihre Anforderungen an Präsentationen. Bildschirm, Beamer, Tontechnik, Mikrofon und Flipchart gehören zu der Tagungsausstattung, die auf der Seite für Geschäftskunden aufgeführt ist. Fragen Sie vorab nach Anschlüssen und der Ausstattung, die Ihr konkretes Programm erfordert, besonders wenn Personen online teilnehmen.
Bündeln Sie Ihre Wünsche in einer klaren Anfrage
Fassen Sie Datum, Uhrzeiten, Teilnehmer, bevorzugten Raum, Catering und gegebenenfalls Übernachtungen in derselben geschäftlichen Anfrage zusammen. So kann das Angebot zeigen, wie diese Bestandteile zusammenpassen. Fügen Sie Ihre Firmendaten und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinzu, wenn Sie ein Angebot für Geschäftskunden wünschen.
Die aktuellen Geschäftskundentarife finden Sie auf der B2B-Seite. Raummiete und Catering werden getrennt ausgewiesen; Gesamtpreis und Verfügbarkeit werden vor Ihrer Zustimmung bestätigt. Das Ausfüllen einer Anfrage ist noch keine Reservierung.
Diese Angaben gehören in Ihre Anfrage
- Datum, Beginn, Ende und Vorbereitungszeit
- Teilnehmerzahl und gewünschte Bestuhlung
- Catering, Ernährungswünsche und benötigte Technik
- Firmendaten und gegebenenfalls Hotelzimmer
Machen Sie Ihre Pläne konkret
Angebot für Ihre Tagung anfragenVerfügbarkeit, Gesamtpreis und Vereinbarungen werden vor Ihrer Zustimmung bestätigt. Eine Anfrage reserviert noch kein Zimmer und keinen Veranstaltungsraum.
