Zakelijk lang verblijf: plan kamers voor uw team
Een langer project in de regio vraagt een andere planning dan één zakelijke overnachting. Medewerkers komen misschien op verschillende dagen aan, de kamerbezetting kan veranderen en de factuur moet naar het juiste bedrijf. Wie dat vooraf bundelt, maakt de aanvraag een stuk duidelijker. Bij Prins Van Oranje kunt u zakelijk verblijf voor medewerkers, projectteams en crews aanvragen, met de gewenste kamers en periodes apart vermeld.
Werk met een overzicht per kamer
Noteer hoeveel kamers u nodig heeft en voor hoeveel personen iedere kamer bestemd is. Het hotel biedt kamers voor één, twee, drie of vier personen. Zet per kamer of groep de gewenste begin- en einddatum in het overzicht.
Als teams elkaar afwisselen, beschrijf dan ook die wisselmomenten. Een langer project betekent niet automatisch dat dezelfde kamer voor elke verlenging beschikbaar blijft. Laat wijzigingen in de data en de bezetting opnieuw afstemmen.
Verblijfsduur en tarief zijn niet hetzelfde
De zakelijke kamerprijsmatrix op de B2B-pagina maakt onderscheid tussen 1–6 nachten, 7–27 nachten en vanaf 28 nachten. De weergegeven zakelijke prijzen gelden voor bedrijven met een btw-nummer en worden per kamer en per nacht vermeld.
Verwar deze zakelijke duurcategorieën niet met de voorwaarden van een ander hoteltarief. Een minimumverblijf, annuleringsafspraak, vooruitbetaling of wijzigingsmogelijkheid moet blijken uit het tarief of de bedrijfsovereenkomst die voor uw aanvraag wordt bevestigd.
Controleer wat bij het verblijf hoort
Ontbijt is inbegrepen in de zakelijke kamerprijzen en parkeren aan het hotel is gratis. De B2B-bedragen zijn exclusief btw en de kamerprijzen zijn exclusief eventuele toeristenbelasting. Aanvullende diensten worden afzonderlijk afgesproken.
Controleer of de ontbijttijden bij het werkrooster passen. Geef bijzondere aankomsttijden en andere praktische vragen meteen door. Een dienst die niet uitdrukkelijk in het voorstel staat, mag u niet als automatisch inbegrepen beschouwen.
Leg bedrijfs- en factuurgegevens meteen vast
Vermeld de juiste bedrijfsnaam, het factuuradres en het btw-nummer. Wijs een contactpersoon aan voor de aanvraag en een contactpersoon voor facturatie als dat iemand anders is. Maak ook duidelijk wie wijzigingen mag doorgeven.
Betaling en facturatie volgen uit de afspraken die vooraf schriftelijk worden bevestigd. Ga niet uit van een vaste betaaltermijn of een kredietregeling zonder akkoord. Het voorstel moet aangeven welke kamers en diensten onder de bedrijfsafspraak vallen.
Plan wijzigingen zorgvuldig
Een project kan eerder eindigen of juist langer duren. Vraag daarom vóór akkoord hoe u wijzigingen doorgeeft en welke voorwaarden voor de bevestigde verblijfsperiode gelden. Laat een verlenging opnieuw op beschikbaarheid controleren.
De actuele B2B-matrix geeft een vertrekpunt; uw definitieve combinatie vraagt een bevestiging. Stuur de gewenste kamerverdeling en data via de zakelijke aanvraag. Zo ontvangt u een voorstel dat aansluit bij het werkelijke verblijf van uw team.
Dit geeft u door in uw aanvraag
- Aantal kamers en bezetting per kamertype
- Gewenste verblijfsdata en eventuele teamwissels
- Bedrijfsnaam, factuuradres en btw-nummer
- Contactpersoon en praktische aankomstvragen
Maak uw plannen concreet
Vraag verblijf voor uw team aanBeschikbaarheid, de volledige prijs en afspraken worden bevestigd voordat u akkoord gaat. Een aanvraag legt nog geen kamer of zaal vast.
