Teamactiviteit in Diest: een alternatieve rol bespreken
Niet iedere collega wil of kan tijdens een teamactiviteit dezelfde fysieke taken uitvoeren. U kunt als organisator vooraf bespreken of een andere manier van deelnemen mogelijk is. Maak daarvoor een korte rollenbeschrijving die de deelnemer en de externe aanbieder kunnen beoordelen. Onderstaande werkwijze is een eigen planningsvoorstel, geen aangeboden spelvariant of garantie dat een activiteit voor iedereen geschikt is.
Begin bij de voorkeur van de deelnemer
Vraag eerst welke taken iemand prettig vindt en welke inspanning diegene wil vermijden. Denk aan lopen, lang staan, tijdsdruk of voortdurend telefoneren. Neem niet aan dat minder bewegen automatisch meer puzzelwerk betekent. Laat de deelnemer zelf aangeven welke bijdrage passend lijkt; een medische toelichting aan het hele team is daarvoor niet nodig.
Noteer daarna het doel van de rol in één zin. Bijvoorbeeld: aanwijzingen ordenen zodat het team ze kan terugvinden. Dit is nog een voorstel. Vraag of de deelnemer die taak wil proberen en welke ondersteuning nodig is. Als de rol niet past, bespreekt u een andere taak of een andere activiteit.
Maak een korte, invulbare rollenkaart
Gebruik voor uw eigen rollenkaart deze velden: taak, gewenste verplaatsing, contactpersoon, manier van communiceren, tempo en moment om te pauzeren. Beschrijf ook hoe de taak aansluit bij de rest van het team. Vul nog onbekende onderdelen in als vraag, zodat een vermoeden niet ongemerkt een bevestigde afspraak wordt.
Een hypothetisch voorbeeld voor een zelfontworpen oefening: een team verzamelt aanwijzingen op papier. Een deelnemer wil die aanwijzingen ordenen en ontbrekende informatie terugvragen. Op de rollenkaart staan de taak en het afgesproken contact met het team. Of een vaste plek, materiaal en deze taakverdeling bruikbaar zijn, moet nog worden besproken.
Leg de rollenkaart aan de juiste aanbieder voor
Visit Diest bundelt lokale teambuildingmogelijkheden. Gebruik dat overzicht om een uitvoerder te benaderen en stuur uw rollenkaart mee als vraag. Vraag welke taken het gekozen spel werkelijk kent, of aanpassingen mogelijk zijn en welke afspraken over begeleiding gelden. De voorbeeldrol hierboven zegt niets over de spelregels van een bestaande activiteit.
Bespreek daarnaast de benodigde plek, materialen, bereikbaarheid en communicatie. Een centraal punt is niet vanzelf beschikbaar of toegankelijk. Laat de aanbieder uitleggen wat mogelijk is en controleer met de deelnemer of dat voorstel aansluit. Wijzig bestaande spelregels niet zelfstandig en beschouw een onbeantwoorde vraag niet als toestemming.
Bevestig de afspraken en houd ruimte om bij te sturen
Zet de afgesproken taak, contactpersoon en praktische voorwaarden in uw programma. Spreek vooraf af hoe iemand kan aangeven dat een taak toch niet prettig werkt en wie dan meedenkt. Vraag na afloop naar de ervaring zonder een positieve uitkomst te veronderstellen. Kies als uitgangspunt een passende taak, niet een gelijke mentale en fysieke belasting.
Houd de externe activiteit gescheiden van uw aanvraag bij Prins Van Oranje. U kunt vergaderruimte, catering of hotelkamers op aanvraag bespreken; de locatie beoordeelt beschikbaarheid en mogelijkheden afzonderlijk. Een zaalaanvraag bevestigt geen externe activiteit en geeft geen automatische toestemming voor uw eigen oefening. Bewaar de bevestigingen van de betrokken partijen apart.
Controleer uw voorgestelde rol
- De deelnemer heeft de voorgestelde taak en gewenste inspanning besproken.
- De rollenkaart benoemt taak, contact, communicatie, tempo en pauzemoment.
- De aanbieder heeft de mogelijkheden en benodigde voorwaarden bevestigd.
- Externe activiteit en eventuele hotelafspraken hebben afzonderlijke bevestigingen.
Maak uw plannen concreet
Bespreek vergaderruimte, catering of hotelkamers op aanvraag bij Prins Van Oranje. De externe activiteit regelt u afzonderlijk met de aanbieder.Beschikbaarheid, de volledige prijs en afspraken worden bevestigd voordat u akkoord gaat. Een aanvraag legt nog geen kamer of zaal vast.