Activité d'équipe à Diest : discuter d'un rôle alternatif
Lors d'une activité de groupe à Diest, tous les collègues ne souhaitent pas ou ne peuvent pas effectuer les mêmes tâches physiques. En tant qu'organisateur, vous pouvez discuter à l'avance de la possibilité d'une participation différente. Pour ce faire, vous pouvez élaborer une brève description du rôle que le participant et le prestataire externe pourront ensuite évaluer. La méthode ci-dessous est une proposition de planification personnelle ; elle ne constitue pas une variante de jeu proposée ni une garantie que l'activité conviendra à tout le monde.
Commencer par la préférence du participant
Demandez d'abord quelles tâches une personne juge agréables et quels efforts elle souhaite éviter. Pensez à la marche, à la station debout prolongée, à la pression du temps ou aux appels téléphoniques constants. Ne supposez pas que bouger moins signifie automatiquement avoir davantage d’énigmes à résoudre. Laissez le participant indiquer lui-même quelle contribution lui semble appropriée ; une explication médicale destinée à l'ensemble de l'équipe n'est pas nécessaire à cet effet.
Notez ensuite l'objectif du rôle en une phrase. Par exemple : classer les indices afin que l’équipe puisse les retrouver. Il s'agit encore d'une proposition. Demandez au participant s'il souhaite essayer cette tâche et de quel soutien il a besoin. Si le rôle ne convient pas, discutez d'une autre tâche ou d'une autre activité.
Créer une courte fiche de rôle à compléter
Utilisez les champs suivants pour votre propre fiche de rôle : tâche, déplacement souhaité, personne de contact, mode de communication, rythme et moments de pause. Décrivez également comment la tâche s'articule avec le reste de l'équipe. Formulez les éléments encore inconnus sous forme de questions afin qu’une supposition ne soit pas prise, par inadvertance, pour un accord confirmé.
Un exemple hypothétique pour un exercice conçu par vos soins : une équipe collecte des indices sur papier. Un participant souhaite organiser ces indices et demander les informations manquantes. La fiche de rôle mentionne la tâche et le contact convenu avec l'équipe. Il reste à voir, lors des échanges, si un emplacement fixe, le matériel et cette répartition des tâches conviennent.
Présenter la fiche de rôle au prestataire adéquat
Visit Diest regroupe les possibilités locales de teambuilding. Utilisez cet aperçu pour contacter un prestataire et transmettez-lui votre fiche de rôle en lui demandant de l’examiner. Demandez quelles tâches font réellement partie du jeu choisi, si des ajustements sont possibles et quelles sont les modalités d'accompagnement. L'exemple de rôle mentionné plus haut ne dit rien sur les règles spécifiques d'une activité existante.
Discutez également de l'espace nécessaire, du matériel, de l'accessibilité et de la communication. Un point central n'est pas forcément disponible ou accessible par défaut. Laissez le prestataire expliquer ce qui est possible et vérifiez avec le participant si cette proposition lui convient. Ne modifiez pas les règles de jeu existantes de manière autonome et ne considérez pas une question sans réponse comme une autorisation.
Confirmer les accords et garder une marge de manœuvre
Inscrivez la tâche convenue, la personne de contact et les conditions pratiques dans votre programme. Convenez à l'avance de la manière dont quelqu'un peut indiquer qu'une tâche ne lui convient finalement pas et avec qui il pourra réfléchir à une solution. Après l'activité, demandez l'avis des participants sans pour autant présupposer un résultat positif. Choisissez, comme point de départ, une tâche adaptée plutôt qu'une charge mentale et physique égale.
Gardez l'activité externe séparée de votre demande auprès de Prins Van Oranje. Vous pouvez discuter de salles de réunion, de la restauration ou des chambres d'hôtel sur demande ; le lieu évalue séparément la disponibilité et les possibilités. Une demande de salle ne confirme pas une activité externe et ne donne pas d'autorisation automatique pour votre propre exercice. Conservez les confirmations des parties concernées séparément.
Vérifiez le rôle que vous proposez
- Le participant a discuté de la tâche proposée et de l'effort souhaité.
- La fiche de rôle mentionne la tâche, le contact, la communication, le rythme et les pauses.
- Le prestataire a confirmé les possibilités et les conditions nécessaires.
- L'activité externe et les éventuels accords avec l'hôtel ont fait l'objet de confirmations distinctes.
Concrétisez vos projets
Discutez de la location de salles de réunion, de la restauration ou de chambres d'hôtel sur demande auprès de Prins Van Oranje. Vous organiserez l'activité externe séparément avec le prestataire.La disponibilité, le prix total et les modalités sont confirmés avant votre accord. Une demande ne réserve pas encore de chambre ni de salle.